ساختار شکست کار (WBS) یک ابزار اساسی در مدیریت پروژه است که برای سازماندهی و ساختار محدوده کاری پروژه استفاده می شود. این محصولات تحویلی پروژه را به اجزای قابل مدیریت تقسیم می کند و نمایشی واضح و بصری از کاری را که باید انجام شود ارائه می دهد. هر سطح در WBS نشان دهنده تجزیه تدریجی جزئیات کار پروژه است تا زمانی که وظایف به اندازه کافی کوچک باشند که به راحتی قابل درک و مدیریت باشند.
ساختار شکست کار بر روی محصولات قابل تحویل پروژه تمرکز می کند، که محصولاتی که نتایج ملموسی هستند که هدف پروژه دستیابی به آن است. این کمک می کند تا تمام تحویل های ضروری شناسایی شده و به حساب آورده شوند. ساحتار شکست یک تجزیه سلسله مراتبی است و به موارد فرعی و بیشتر به وظایف یا بسته های کاری تقسیم می شود. این رویکرد سلسله مراتبی درک محدوده پروژه را آسان تر می کند و برنامه ریزی موثر را آسان می کند. همچنین با تقسیم پروژه به اجزای کوچکتر، امکان برنامه‌ریزی بهتر را فراهم میکند، زیرا هر بسته کاری را می‌توان به اعضای تیم یا بخش‌هایی که مسئول تکمیل آن هستند اختصاص دادکه این به تعیین جدول زمانی پروژه و تخصیص منابع کمک می کند.
اهمیت WBC (work broken structure )
مدیران باتجربه پروژه می دانند،با وجود اینکه کار چقدر با موفقیت برنامه ریزی و اجرا شده، امکان اشتباه در پروژه وجود دارد،. خرابی‌های کامپوننت یا پروژه کامل، زمانی که رخ می‌دهند، اغلب می‌توانند در یک WBS ضعیف یا نبود WBS ردیابی شوند. یک WBS ضعیف می‌تواند منجر به نتایج نامطلوب پروژه از جمله برنامه‌ریزی‌ها و تمدید مجدد پروژه در حال انجام، مکرر، تکالیف کاری نامشخص، خزش دامنه یا غیرقابل مدیریت، دامنه تغییر مکرر، بیش از حد بودجه، مهلت‌های از دست رفته و محصولات جدید غیرقابل استفاده شود. ساختار شکست پروژه یک ابتدا و انتها دارد و به عنوان یک ابزار ثابت برای تجزیه و تحلیل پروژه به قسمت‌های کوچکتر استفاده می‌شود.
WBS به پروژه‌ای که به شکل سلسله‌مراتبی به وظایف کوچکتر تقسیم می‌شود، کمک میکند تا بهترین شکل مدیریت شود.در واقع، هر وظیفه در ساختار شکست پروژه به تدریج به زیر وظایف کوچکتر تقسیم می‌شود تا به تفصیل به اجزای مختلف پروژه پرداخته شود. این ساختار به مدیران پروژه اجازه می‌دهد تا به راحتی در جریان پروژه قرار گیرند.
ساختار شکست کار تصویر واضحی از وضعیت پروژه ارائه می دهد.
مزایا ساختار شکست کار
- هنگامی که کار در WBS شناسایی و تجزیه شد، برآورد تلاش و منابع مورد نیاز برای هر کار آسان‌تر می‌شود. این اطلاعات برای ایجاد برنامه‌ها و بودجه‌های واقعی پروژه حیاتی است.
- · : WBS به عنوان یک نقطه مرجع در طول اجرای پروژه عمل میکند و به مدیران پروژه اجازه می‌دهد تا پیشرفت را نظارت کنند، تکمیل محصولات تحویلی را پیگیری کنند و از ادامه مسیر پروژه مطمئن باشند .
- نمایشی واضح و ساختاریافته از محدوده پروژه و محصولات قابل تحویل خاصی که باید به دست آیند را ارائه می دهد.
- تمرکز بر محصولات قابل تحویل به تیم پروژه کمک میکند تا با اهداف نهایی هماهنگ باشد و اطمینان حاصل شود که همه تلاش‌ها در تولید نتایج مطلوب کمک می‌کنند.
- تخصیص محصولات تحویلی خاص به تیم ها یا افراد، مسئولیت پذیری برای تکمیل کار و دستیابی به نتایج تعریف شده ایجاد می کند.
- با تقسیم پروژه به قابل تحویل و بسته های کاری، برآورد تلاش، زمان و منابع مورد نیاز برای هر جزء آسان تر می شود.
- مدیریت دامنه: به مدیریت موثر تغییرات دامنه کمک می کند، زیرا هر تغییری را می توان به محصولات تحویلی خاص و تأثیرات آنها ردیابی کرد.
اقلام قابل تحویل (Deliverable-Oriented)
نمودار WBS یک نمودار سلسله مراتبی با نگرش شناسایی و تعریف اقلام قابل تحویل (Deliverable-Oriented) است که محدوده کل پروژه را تعریف میکند. اقلام قابل تحویل به ویژگی اصلی یک ساختار شکست کار (WBS) اشاره دارد به طوریکه حول محصولات قابل تحویل پروژه، که نتایج یا نتایج ملموس و قابل اندازه گیری است که پروژه به دنبال تولید آن است، ساختار و سازماندهی شده است. محصولات، خدمات یا سایر نتایج مشخصی باشد که ذینفعان از پروژه انتظار دارند.
هرچه دامنه پروژه قبل از شروع کار واقعی به وضوح بیان شود، احتمال موفقیت پروژه بیشتر می‌شود
کیفیت ساختارهای شکست کار
- توسط شرکت کنندگان پروژه توصیف شود و به راحتی قابل درک باشد.
- قابل مدیریت باشد، دارای واحد کار باشد که در آن مسئولیت و اختیار خاصی به یک فرد مسئول واگذار شود.
- قابلیت تخمین داشته باشد، مدت زمان را می توان بر حسب زمان مورد نیاز برای تکمیل و هزینه را می توان بر اساس منابع مورد نیاز برای تکمیل تخمین زد.
- حداقل رابط یا وابستگی به سایر عناصر در حال انجام (یعنی قابل تخصیص به یک حساب کنترلی واحد و به وضوح قابل تشخیص از سایر بسته‌های کاری).
- با سایر عناصر کار پروژه و با برآورد هزینه ها و زمان بندی های سطح بالاتر یکپارچه باشد تا کل پروژه را شامل شود.
- دارای تاریخ شروع و تکمیل و نقاط عطف قابل اندازه گیری است.
- به اندازه کافی انعطاف پذیر است، بنابراین افزودن/حذف دامنه کار می تواند به راحتی در چارچوب WBS قرار گیرد.
یک WBS کاملاً تعریف شده، گزارش پروژه کارآمدتر و دقیق تر ایجاد می کند .
3 سطح ساختار شکست (WBC) چیست؟
سطوح ساختار تفکیک کار به تفکیک وظایف بر اساس وابستگی ها کمک می کند. از آنجایی که پروژه ها می توانند بسیار متفاوت باشند، سطوح ساختار شکست کار شما نیز متفاوت خواهد بود. در حالی که اکثر پروژه ها دارای نوعی وابستگی هستند، ممکن است با پروژه هایی روبرو شوید که به وابستگی فرعی نیاز ندارند.سه سطح اصلی وابستگی وجود دارد، اگرچه ساختار شما ممکن است به بیشتر یا کمتر از آن نیاز داشته باشد. هر سطح به یک وظیفه والد متصل است، با کار مورد نیاز برای تکمیل کار به صورت وابستگی سازماندهی شده است.
سطح 1: هدف پروژه
سطح اول ساختار شکست کار ساده‌ترین شکل پروژه است.
به عنوان مثال، فرض کنید که تیم پروژه در حال کار بر روی اصلاح طراحی وب سایت شما است. سطح اول WBS شما ممکن است چیزی شبیه به”راه اندازی طراحی وب سایت جدید” باشد : سطح یک هدف اساسی و اولین مرحله از بسیاری از مراحل مدیریت پروژه است. کار مورد نیاز برای تکمیل این هدف بعداً در سطوح دو و سه خواهد آمد.
سطح 2: وابستگی ها و وظایف
در این سطح، ساختار شکست با توجه به محدوده پروژه کمی پیچیده تر می شود. سطح دو WBS شامل وظایف فرعی است که به عنوان وابستگی شناخته می شود.
سطح 3: وابستگی ها و وظایف فرعی
در سطح سوم WBS، این وابستگی ها را حتی بیشتر به اجزای قابل مدیریت تر به نام وابستگی های فرعی تقسیم کنید. در این مرحله ، پایین ترین سطح چرخه عمر پروژه در حال تعریف دقیق ترین وظایف هستید. این وظایف عملی، مسیر تکمیل تمام اقلام قابل تحویل های مورد نیاز را ساده می کند.
پروژه باید یک تاریخ شروع و اتمام داشته باشد و مثل یک فرآیند تکرارپذیر نیست.
تاثیر ساختار شکست در پیشبرد پروژه
پروژه به معنای مجموعه‌ای از فعالیت‌ها و وظایف است که به منظور تولید یک محصول یا ارائه یک خدمت خاص انجام می‌شود. این فعالیت‌ها ممکن است توسط یک فرد یا گروهی انجام شوند و دارای تاریخ‌های شروع و پایان مشخصی باشند و تکرارپذیر نیستند، طور خلاصه فعالیت موقتی که یک محصول یا یک خروجی را زمان مشخص تولید می کند. ساختار شکست یکی از ابزار های پیشبرد پروژه است و منجر به یک خروجی یا محصول برای پروژه می شود.
WBS در قدم اول بعد از تعریف پروژه است که برای مدیریت اصولی و دقیق پروژه ضروری است و به نظم و دقت پروژه کمک می کند. ساختار شکست برنامه زمان بندی ندارد و نباید با یک برنامه مشخص اشتباه گرفته شود. این ابزار پروژه را به شکل منظم و مدیریت‌پذیر به بخش‌های کوچکتر تجزیه کرده و به هر بخش به طور جداگانه پرداخته تا یک پروژه در زمان مشخص به نتیجه مورد نظر برسد.
ساختار شکست کار (WBS) برای یک پروژه تحقیق و توسعه
ایجاد یک ساختار شکست کار (WBS) برای یک پروژه تحقیق و توسعه (تحقیق و توسعه) می‌تواند کمی متفاوت از انواع دیگر پروژه‌ها باشد، زیرا پروژه‌های تحقیق و توسعه اغلب شامل اکتشاف، آزمایش و فرآیندهای تکراری هستند. با این حال، WBS همچنان می تواند ابزار مفیدی برای تجزیه اجزای مختلف پروژه تحقیق و توسعه به وظایف قابل مدیریت و اطمینان از یک رویکرد ساختاریافته برای اجرای آن باشد. WBS باید به اندازه کافی منعطف باشد تا تغییرات و تکرارهایی را که در تلاش های تحقیق و توسعه رایج هستند، در خود جای دهد. علاوه بر این، همکاری و ارتباط بین اعضای تیم تحقیق و توسعه برای اطمینان از موفقیت پروژه بسیار مهم است.